Zarządzanie nieruchomością też wymaga zabezpieczenia danych

Właściciel budynku powinien znać terminy wynikające w RODO i zapewnić, aby współpraca z podmiotem przetwarzającym dane osobowe była na tyle sprawna, by nie prowadziła do ich przekroczenia.

Liczba procesów biznesowych, jakie właściciele projektów nieruchomościowych powierzają podmiotom zewnętrznym, ciągle wzrasta. Zarządzanie budynkiem, obsługa księgowa, ochrona czy marketing to obszary, za które odpowiedzialne są wyspecjalizowane firmy.

Wykonywanie czynności związanych z obsługą umów najmu i umów serwisowych jest nieodłącznie związane z przetwarzaniem danych osobowych. Stosowanie monitoringu wizyjnego na terenie obiektu handlowego i parkingu oraz obsługa techniczna to kolejne obszary, które mogą zakładać przetwarzanie danych osobowych przez podmiot zewnętrzny w imieniu właściciela nieruchomości.

Przy wyborze usługodawcy bierze się najczęściej pod uwagę kryteria takie jak kompetencje, doświadczenie czy warunki finansowe. Jednak w obecnym otoczeniu regulacyjno-prawnym nie mniej ważna jest zgodność prowadzonej działalności z RODO. Zaniedbanie w tym zakresie może skutkować karami finansowymi. Dotychczas najwyższa w Polsce kara pieniężna za naruszenie ochrony danych osobowych sięgnęła blisko 3 mln złotych.

Audyt podmiotu przetwarzającego

Przed zleceniem prac nowemu usługodawcy właściciel budynku powinien sprawdzić, czy zapewnia on odpowiedni poziom ochrony danych osobowych. Jest to nie tylko dobra praktyka, ale także obowiązek administratora (a właściciel budynku co do zasady jest administratorem), który wynika...